24 mars 2015 Ninon

Les mails, ennemis de la productivité

Productivité mails

Nous connaissons tous ce moment où un mail traité donne naissance à deux nouveaux mails. C’est un cercle vicieux. Même les plus rapides, les plus organisés et les plus productifs d’entre-nous ne gagneront jamais ce combat interminable entre nous et notre boîte mail. La clé de la productivité réside peut-être dans la déconnexion !

 

Déconnecter des mails pour être productif

Étrange non ? Se déconnecter nous permettrait de mieux appréhender notre flot de mails. Pourtant, plus nous attendons, plus la liste s’allonge ! Certes. Mais l’important n’est pas le nombre de mails en attente, mais la manière dont nous les traitons. Chacun a sa technique. Il y a ceux qui traitent les mails au fur et à mesure où ils arrivent, et d’autres qui les catégorise selon les priorités du moment. Il n’y a pas réellement de méthodes miracle. Chacun son rythme ! Mais il est clair que nous sommes tous victime de notre boite mail qui nous rend complètement dépendant et qui alimente en nous un stress immense. C’est d’ailleurs l’un de nos réflexes du matin après ou avant avoir checké nos réseaux sociaux préférés. En règle général, les premiers mails du matin donnent une bonne image de ce à quoi notre journée va ressembler, d’où une certaine angoisse à leur lecture !

Afin de limiter ce stress, il est nécessaire de prendre du recul, poser les choses, s’organiser. Cela ne peut se faire que si vous réussissez à vous déconnecter. Si vous restez connecté, vous n’aurez pas l’esprit tranquille et vous continuerez d’avoir les yeux rivés sur le nombre croissant de mails non-lus. Pour cela, limitez vos passages par la case e-mails ! Allez y faire un tour 2 à 3 fois dans la matinée seulement et fermez la fenêtre de votre boite mail une fois les mails lus. Ainsi, vous pourrez avancer sur vos autres projets sans vous angoisser ou vous disperser.

Dans certains métiers, cette technique est assez difficile à mettre en place, mais avec une organisation adéquate, vous deviendrez le roi de la productivité !

L’exemple de PriceMinister

Le PDG de PriceMinister a mis en place une demi-journée par mois sans e-mail. Le but est d’aider les salariers à mieux communiquer entre-eux et ainsi d’avancer plus rapidement et plus efficacement sur leurs dossiers en cours.

Olivier Mathiot (PDG du site d’e-commerce) a fait un constat assez brutal :  » Des personnes dans l’open space ne se parlaient plus, ils s’envoyaient des e-mails alors qu’ils étaient assis à côté ». C’est ainsi que lui est venu l’idée d’interdire l’accès aux messageries électronique un vendredi matin par mois. Pas énorme nous direz-vous, mais c’est déjà un bon début ! «Les e-mails ne sont pas bloqués techniquement. Cela marche sur la bonne foi des salariés, il faut que ça soit vécu de façon positive».

Les e-mails sont de toute évidence chronophages et contre-productifs.

«C’est une addiction considérable. Aujourd’hui, les mails peuvent faire perdre du temps. Au-delà de la quantité, nous voulons la qualité de l’information transmise, note le PDG. Par mail, la distinction entre l’important et l’urgence disparaît»

Création d’outils pour la productivité

Intel a été la première entreprise à prôner la pause dans les e-mails. Cette initiative est ensuite apparue en France, mais c’est la société Atos qui a poussé le projet encore plus loin en renonçant à l’usage des mails dans l’entreprise. Un peu extrême ! Cette décision prend la forme d’un programme appelé « Zero e-mail ».

Selon un porte-parole d’Atos «Notre nouveau style de management collaboratif consiste avant tout à stimuler des Communautés qui travaillent librement, partagent les savoirs, accélèrent la productivité et renforcent le lien social».

Au-delà de tout ceci, l’entreprise a mis en place un programme de coaching alliant formations et ateliers collectifs. Le bilan de cette initiative est apparemment positif puisqu’après quatre ans d’existence, Atos affirme que le programme a permis de réduire de 70% le volume d’e-mails internes.

Des idées à suivre donc, qui donneront peut-être des idées à certaines entreprises !

Tagged: , , , , , , , , , , , ,

Comments (3)

  1. Très bon article.
    Effectivement, les emails sont véritablement devenus contre productifs aujourd’hui pour les professionnels.
    Au delà de la limite communicationnelle, il est clair que l’on passe de plus en plus de temps au traitement de l’information et en particulier de nos boites mails qui débordent d’infos en tout genre…
    Afin de gagner de nouveau en productivité, les entreprises devraient effectivement instaurer des moments dans la journée sans email, en bloquant certains serveurs entrants et sortants… mais quelle entreprise sera prête à mettre en place cette expérience?

Répondre à Florent Bourc'his Annuler la réponse.

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Déconnecter pour reconnecter

Restez en contact avec nous!